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Comment nous avons adopté l'Agile dans notre gestion de projets

[fa icon="calendar"] 30 mai 2018 08:17:00 / par Lucie Vouaillat

Lucie Vouaillat

Comment nous sommes passés à l'Agile dans la gestion de nos projets ?

Je vous en parlais dans mon précédent article, La Team Web est passée à la méthode agile pour la gestion de nos projets client, mais pas seulement !

Depuis notre formation à la méthode agile en décembre dernier, nous avons changé notre façon de travailler, et surtout, de nous organiser. Si vous voulez découvrir dans les grandes lignes ce qu’est cette méthode, je vous invite à vous reporter à mon premier article, car aujourd’hui nous allons rentrer dans le vif du sujet.
Qu’est-ce que nous avons changé concrètement dans notre façon de procéder, et qu’est-ce que l’agile nous apporte vraiment ?
C’est parti !

Désormais, nous ne jurons que par le backlog

Il faut savoir qu’au sein de l’agile, il existe différentes méthodes de gestion de projet et tout autant de manières de s’organiser pour arriver au même résultat.

Ces dernières années, deux méthodologies ont particulièrement fait parler d’elles : le Scrum et le Kanban.

En réalité, pour trouver LA façon de nous organiser avec laquelle nous nous sentions le plus à l’aise, nous avons pioché un peu dans ces deux méthodologies.

Ce qui nous a plu dans la méthode Kanban, c’est cette faculté de visualisation rapide que propose cette organisation grâce à des tableaux et des Post-It. Ce fameux tableau est composé de plusieurs colonnes « A faire », « en cours », « à tester », « terminé » et sur lesquelles sont disposées des tâches écrites sur les Post-It. Ca vous fait penser à Trello ? C’est normal ! Et c’est d’ailleurs pour cette raison que nous avons adoré cette méthodologie.  

 

Méthode agile avec des post its Kanban 

Le problème c’est que nous gérons beaucoup de clients, et que pour chacun de ces clients nous avons beaucoup de projets en cours, et donc de tâches qui en découlent. Il était donc évident que même avec la meilleure volonté du monde, notre tableau Kanban aurait vite fini en une gigantesque montagne de Post-It dans la colonne « A faire ». Peu encourageant.. Nous avions donc besoin de prioriser nos tâches, et de les trier différemment. Et c’est là que la méthode Scrum nous a convaincus !

Cette méthodologie va plus loin dans le tri des tâches avec :

  • Une colonne « bac à sable » dans laquelle le client comme l’équipe peut mettre ses idées sans aucun filtre
  • Une colonne « Product Backlog » qui sont des éléments du bac à sable qui ont été retenus par l’équipe et le client après en avoir discuté ensemble.
  • Une colonne « Sprint Backlog » qui présente les tâches à effectuer ce mois-ci
  • Une colonne « en cours »
  • Une colonne « terminé »
  • Une colonne « bac à glace » dans laquelle nous déposons de bonnes idées mais que qui ne sont pas prioritaires

C’est là que notre organisation a véritablement pris un tournant : chaque début de mois, nous décidons avec le client des tâches à mettre dans le Product Backlog. Nous sommes ainsi plus souples et pouvons donc mieux nous adapter à la réalité du terrain, les demandes de nos clients qui ne sont pas les mêmes d’un mois sur l’autre.

 

La méthode agile nous a rendu plus souples !

Et voilà comment nous avons totalement mis fin aux zones de flou dans les To Do, aux quiproquos sur ce qui avait dû être fait mais en fait on navait pas compris que c’était autre chose qui était demandé. Bref, vous voyez ce que je veux dire 😉

Ce que nous mettons dans cette fameuse colonne « Sprint Backlog » sur Trello avec nos clients devient alors LA référence sur laquelle nous nous basons pour travailler pendant un mois.

Nous avons donc une meilleure communication et plus d’échanges avec nos clients, pour bien mettre à plat leur demande et travailler de manière plus efficace !

Notre vie agile en Sprints

Vous l’aurez compris, l’organisation Scrum est cyclique et s’organise autour d’une période donnée qui se répète. C’est ce qu’on appelle des Sprints. A La Team Web nous avons décidé qu’un Sprint durerait un mois, pour être sûr d’avoir le temps de produire de la valeur pour le client. En réalité il est tout à fait possible de faire des Sprints d’une semaine ou deux si vous vous sentez plus à l’aise avec cela. Il faut juste vous fixer sur une durée et ne plus la changer en cours de route. Cela permet d’éviter "le syndrome du presque fini" qui consiste à gagner un peu de temps pour rendre un projet.
Et ce qui est merveilleux, c’est que dans un Sprint ce « presque fini » n’arrive jamais, ou presque, grâce aux Story Points ! 🎉

 

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100% transparence avec les Story Points

Aaaah les Story Points, voilà l’une de mes découvertes préférées de l’agile. Les Story Points sont un système de points qui permettent soit de mesurer la complexité d’une tâche, soit sa valeur auprès du client (si une tâche est très très importante ou prioritaire par exemple).

Nous, nous avons adapté ces Story Points à une autre unité de mesure : le temps. Pour nous, 1 Story Point vaut 1h de travail.  

Imaginons que ce mois-ci j’ai décidé avec mon client de mettre dans le Product Backlog 1 newsletter à mettre en page, 1 article de blog à créer et un jeu-concours à organiser sur les réseaux sociaux. 

Grâce à mes outils de mesure, ou simplement mon expérience, je sais que faire une newsletter vaut 3 Story Points, que rédiger un article de blog en vaut 2 et que organiser un jeu concours prends du temps, il me faudra 6 Story Points. Je vais donc consacrer 11 Story Points à ce client ce mois-ci.

Ces points sont à ajuster au devis du client, comme ça nous travaillons exactement pour la valeur du nombres d’heures payées ! Je vous le disais, fini les quiproquos et les zones de flou dans le contrat !

Ce système de points permet le plus de transparence possible, mais aussi de prioriser les tâches pour que le client reçoive en premier ce qui est le plus urgent pour lui.

 En bref, tout le monde s’y retrouve dans la méthode agile ! 

 

Et vous, votre entreprise est-elle passée à l'agile ? Ou bien êtes-vous en train d'entamer la démarche ? Racontez-nous comment ça se passe !

 

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Lucie Vouaillat

Auteur

Écrit par Lucie Vouaillat

J'ai été créée la même année qu'Amazon, autant vous dire qu'internet n'a aucun secret pour moi !