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5 sessions de coaching sur les Outils Collaboratifs pour devenir une Digital Dream Team

[fa icon="calendar"] 5 sept. 2016 10:34:01 / par Lucie Schmid

Lucie Schmid

Les outils collaboratifs sur le web pour bien démarrer sa transformation digitale

Travailler en équipe, planifier les tâches, gérer le temps, partager les documents... quels sont les meilleurs outils ? La Team Web vous propose de les découvrir pas à pas. Ca commence ici et maintenant, et dans quelques semaines votre vie en équipe aura changé !

Quand on manage une équipe pluridisciplinaire et que l'on travaille ensemble sur des projets communs, on est confronté à de nombreuses questions : comment être sûr que tout le monde sait ce qu'il a à faire ? Que les tâches sont bien planifiées ? Que le temps est maîtrisé ? Que les documents sont bien partagés ?

Les réponses se trouvent bien souvent dans les outils collaboratifs. Souvent gratuits, proposés en ligne et sans téléchargement, on les appelle aussi "outils de productivité" ou encore "outils du digital" car il correspondent bien aux enjeux de la transformation digitale du travail en équipe.

Mais il y en a tant ! Commment être certain qu'ils correspondent bien à nos besoins et nos usages ? Il n'y a pas 36 solutions, il faut prendre le temps d'explorer ces outils pour pouvoir gagner du temps en équipe. Une chance pour vous, nous sommes nous aussi passés par là, et nous avons compilé nos avis, nos observations et même des tutos pour vous guider dans la jungle des outils !

Est-ce que nous devons vraiment utiliser ces outils collaboratifs ?

On en voit tant émerger tous les jours que vous pouvez peut-être vous demander si tout ça n'est pas un effet de mode... Pourtant en tant que Responsable Marketing ou DG de votre entreprise, vous avez déjà compris l’intérêt du digital pour votre business. Et vous savez bien que tant au niveau commercial, RH que marketing, la transformation digitale, c’est avant tout une affaire de culture d’entreprise. Bonne nouvelle, ces nouveaux outils de productivité ne vont pas seulement vous aider à gagner du temps et à rationaliser vos actions, ils vont aussi insuffler de nouvelles façons de travailler à vos équipes. Car la transformation digitale nécessite l’adhésion de tous les collaborateurs. Et mine de rien, avec l'adoption par tous de ces outils, logiciels en ligne, applications mobiles etc., vous voilà sur la bonne voie !

Télétravail, emails, nombre de personnes impliquées dans un projet... La collaboration en entreprise connaît de nouveaux challenges 

Commençons par un petit test : vous reconnaissez-vous dans les affirmations suivantes ?

  • Vous recevez beaucoup (trop) d’emails internes 
  • Vous ne retrouvez jamais des visuels existants que vous pourriez réutiliser 
  • Vous vous mettez timidement aux réseaux sociaux, mais vos publications se télescopent avec d'autres posts d'autres services
  • Vous ne retrouvez pas le fichier dans la conversation par email dont vous étiez en copie et qui a été RE: RE: RE TR: TR: une bonne douzaine de fois...
  • Vous avez besoin de partager votre écran avec vos collaborateurs exilés à la campagne 2 jours par semaine
  • Vous avez dit "OK" à trop de choses ce mois-ci et vous n'arriverez jamais à tout mener à bout
  • Vous avez largement dépassé le temps prévu sur le dossier Tartempion
  • Vous n'en pouvez plus de ces réunions d'équipe pour savoir qui fait quoi et en est où (du projet Tartempion)

Si vous avez coché au moins une case, c'est que vous faites partie de l'immense majorité des gens qui travaillent en équipe et qui ont besoin d'améliorer leur productivité. Sinon, vous allez exploser ! On a vécu ça aussi. La solution à ce challenge a été pour nous d'intégrer progressivement des outils en ligne, et nous avons énormément gagné en efficacité, en autonomie et en productivité.

Communication entre les équipes, gestion du temps, visibilité sur les tâches et leur priorité, rentabilité des projets... Mais comment faisions-nous avant ?

Tout a commencé avec Google Agenda. Avez-vous jamais essuyé un "j'ai pas eu le temps" d'un de vos collaborateurs à qui vous aviez confié une mission le lundi et qui ne l'avait pas effectuée le vendredi ? Evidemment, c'est pénible. Pourtant c'est souvent vrai et il n'était pas de mauvaise foi en vous promettant l'impossible.

Diagnostic ? Mauvaise gestion de l'emploi du temps.

Remède ? Planifier les tâches récurrentes, voir ce qu'il reste de disponible, hiérarchiser les priorités, partager son agenda...

Nous avons cessé de demander l'impossible et mieux réparti les charges de travail depuis que nous avons tous adopté l'agenda partagé de Google. Dans la première session de notre Coaching, je partagerai personnellement avec vous mes petits secrets pour gérer sa semaine d'une main de maître. C'est sans doute le plus connu des outils que vous découvrirez, mais vous n'en avez sûrement pas encore exploré toutes les possibilités !

Quels sont les autres outils du digital abordés dans ce Coaching ?

On va faire les cachotiers pour vous réserver quelques surprises, mais si vous nous suivez régulièrement vous savez déjà que nous avons un avis sur Trello bien tranché : cet outil est simplement génial pour gérer les différentes tâches à accomplir ou centraliser les informations sur un sujet. Chez nous, il a remplacé Evernote et tous les outils de gestion de projets que nous avions essayés auparavant (et même après).

Nous verrons aussi pourquoi utiliser Hootsuite, qui ne sert pas seulement à gérer plusieurs comptes sur les réseaux sociaux mais peut s'avérer être un outil diaboliquement efficace pour interagir, sourcer, et bien entendu répartir les tâches entre les collaborateurs.

Nous vous expliquerons comment utiliser Toggl pour ne plus jamais hésiter quand on vous demande "combien de temps ça prend d'écrire un article sur le blog" (ça sent le vécu !).

Et les plus hermétiques à Photoshop d'entre vous vont adorer créer des images avec Canva et son aspect collaboratif !

Il sera aussi question des outils de communication en ligne, des réseaux sociaux d’entreprise, des outils d'automatisation... Et surtout, chose très importante, le point commmun des outils que nous avons sélectionné est que nous les avons personnellement testés, utilisés, approuvés. Ce sont nos bonnes pratiques que vous allez découvrir !

Que va-t-il nous arriver si nous utilisons des outils collaboratifs en ligne ?

Que du bon, c'est promis ! Parmi les premiers bénéfices que vous constaterez, vous aller enfin pouvoir...

  • Partager facilement des informations utiles avec d'autres collaborateurs (agenda, veille sectorielle, idées de développement commercial)
  • Echanger des documents ou des visuels avec les membre de vos équipes
  • Communiquer à plusieurs en temps réel, même à distance
  • Travailler sur des projets simultanément avec d'autres utilisateurs

Mais ce n'est pas tout, car il y a des effets secondaires : l'utilisation de ces outils va largement aider la transformation digitale de votre entreprise. Car vous le savez, pour bien prendre le virage numérique, il faut emporter l'adhésion de tous, et cela commence par modifier votre façon de travailler en équipe. C’est le meilleur moyen de faire adhérer vos collaborateurs à la nouvelle ligne directrice de l’entreprise, en douceur, et de les familiariser avec le monde merveilleux du web qui s’offrira alors à eux.

Ce Coaching Digital, comment ça va se passer ?

Ca vous tente ? On s’en doutait ;) Nous savons aussi que votre temps est précieux et que vous voudrez aller à l'essentiel, mais progressivement. Nous vous proposons un programme 100% en ligne et gratuit  pour découvrir 5 outils pour mieux travailler en équipe. Un par semaine, pendant 5 semaines. Chaque semaine sera une nouvelle aventure ! Le principe :

  • Vous recevez un email après votre inscription pour vous présenter l’outil
  • Vous regardez notre tuto vidéo très simple pour l’essayer tout de suite
  • Vous faites vos "devoirs" avec un exercice d’application 
  • Vous avez une semaine pour adopter l'outil et commencer à l'utiliser
  • Vous validez vos nouveaux acquis à la fin de cette semaine à travers un petit test

Et tout ça gratuitement, pendant 5 semaines, pour découvrir 5 outils différents, qui devraient changer pour toujours votre façon de travailler en équipe ! Bien sûr, nous vous présentons les outils que nous utilisons nous-mêmes au quotidien… et dont on ne pourrait plus se passer ;)

Alors, prêts à démarrer votre plongée dans le digital ? Inscrivez-vous tout de suite !

Commencez notre coaching sur les outils collaboratifs !

 

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Catégories : Les Outils du Digital

Lucie Schmid

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Écrit par Lucie Schmid

Ma passion ? Des clients heureux et des campagnes performantes. Bon, et un peu les GIF sur Twitter aussi ;)

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