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Google Drive : le tuto pour partager et éditer vos documents en simultané

[fa icon="calendar"] 23 mai 2017 11:42:00 / par Alexis Ferchichi

Alexis Ferchichi

Tutoriel Google Drive - partagez et éditez vos documents en simultanée.png

Google Drive, vous connaissez sûrement déjà, de nom au moins. Vous l’utilisez d’ailleurs peut-être pour faire vos sauvegardes (vous ou… votre voisin de bureau). Google Drive, c’est comme un disque dur externe, mais virtuel. Le Cloud, c’est ça ! 

Aujourd’hui, nous allons voir comment tirer le meilleur parti de Google Drive. Pourquoi ? Parce que Google Drive, en plus de pouvoir créer des documents (comme Word), des classeurs (comme Excel) ou des diaporamas (qui n’ont rien à envier à Powerpoint), vous permet de collaborer en instantané sur ces documents (et ce peu importe l’ordinateur que vous utilisez), de créer des sondages pour organiser vos réunions, des quizz pour valider vos connaissances… et plein d’autres choses !

Il fait donc naturellement partie de nos outils de productivité préférés. Vous en découvrirez d'autres en suivant le coaching sur les outils collaboratifs gratuit que nous avons mis au point pour vous aider à mieux travailler en équipe !

Mais pour le moment, revenons à Google Drive.

1. Créer un compte et utiliser Google Drive

Google Drive est un espace de stockage dans le Cloud, comme Dropbox par exemple. Et par défaut, si vous utilisez un service de Google comme Gmail, Youtube ou Google Agenda, vous avez été déjà amené à créer un compte, et donc vous avez accès à tous les produits Google avec ce même compte, dont Google Drive. Vous avez 15 go de stockage gratuit à disposition et vous ne le saviez peut-être pas ! AU cas où vous feriez partie des rares personnes qui n'ont pas encore de compte Google, voici la marche à suivre :

 

Une fois votre compte Google créé, vous pourrez utiliser Google Drive directement dans votre navigateur, ou vous pouvez télécharger l’application sur votre ordinateur, tablette et téléphone (ce que je vous conseille fortement, on verra ça plus bas).

2. Interface de Google Drive

Maintenant que vous êtes inscrit et connecté, voyons comment se compose l’interface :

 

Vous voyez, ce n’est pas si compliqué !

3. Créer un document (doc, sheet ou slide) sur Google Drive

Maintenant, passons à l’un des intérêts principaux de Google Drive : la création d’un document.

Apprenez vous-même à utiliser 5 outils collaboratifs pour devenir plus productif

Vous avez l'habitude du pack Microsoft Office ou OpenOffice ? Saviez-vous que Google vous permettait aussi de créer et d’éditer des documents ? Mais plutôt que de parler de Word, Excel ou Powerpoint, nous parlerons de Google Docs, Sheets ou Slides.

Petit tableau de correspondance Microsoft / Google à découper et coller sur votre bureau :

  • Word = .doc = Google Docs
  • Excel = .xls = Google Sheets
  • PowerPoint = .ppt = Google Slides

Créer un document Google est vraiment simple, voici comment faire :

 

 

Bonus : la sauvegarde magique

Si vous avez déjà vécu le soudain crash PC alors que votre dernière sauvegarde remontait à plus de 6 mois, ce point sera peut-être le meilleur : Google Drive sauvegarde automatiquement votre document quand vous travaillez dessus. Plus besoin de s’inquiéter de savoir si on a bien enregistré ou non !

Et même si vous faites tomber votre ordinateur de votre balcon au 3ème étage, aucun souci, tout est dans le Cloud et vous pourrez tout retrouver en vous connectant à votre compte depuis votre nouvel ordinateur flambant neuf (ou votre tablette, en attendant, si vous avez téléchargé l’application). 

4. Importer des documents Office sur Google Drive et exporter des documents Google

« Mes documents Google sont-ils compatibles avec les documents Microsoft Office ? »

Réponse : OUI ! C’est magique : un document que vous avez créé dans Docs sera automatiquement converti au format Word si vous le téléchargez sur votre ordinateur (équipé d’Office). Pratique, non ?

Et ça fonctionne aussi dans l’autre sens : vous pouvez télécharger un document Word dans Google Drive, et vous pourrez travailler dessus en ligne (et à plusieurs, nous voyons ça un peu plus bas). Mais comment télécharge-t-on un document Google sur son ordinateur, ou comment envoie-t-on un document sur Drive pour le modifier ensuite ?

5. Partager un document Google avec votre équipe

Nous arrivons à un point essentiel du travail collaboratif : le partage de document.

Vous pouvez partager tous vos dossiers et documents avec vos contacts Google, par email ou par liens. Voici comment :

 

De plus, il y a différents niveaux de partage car vous voulez sûrement que vos collaborateurs puissent modifier votre document... Ou pas !

 

6. Modifier un document simultanément sur Google Drive (jouer en multijoueur)

Vous allez maintenant passer au niveau supérieur du mode collaboratif : le travail simultané sur Google Drive. Car c’est vraiment ça son superpouvoir : on peut travailler à plusieurs, en même temps, sur un même document, et voir les modifications en direct. Idéal lorsque vos collaborateurs sont dans une autre ville ou à l’étranger !

 

7. Organiser un sondage interne avec Google Forms

Vous avez besoin de recueillir les avis, suggestions etc. pour préparer une réunion, ou diffuser un sondage pour savoir quel restaurant choisir pour votre prochain meeting ? Google Forms va vous simplifier la vie, et afficher les résultats directement dans une Google Sheet. En quelques clics, vous créez votre formulaire et le diffusez à tous vos collaborateurs. Sur Google Drive, vous retrouvez les résultats… Et décidez du resto dans le respect de la démocratie interne !

 

Bon appétit !

Entraînez-vous !

Vous avez tout compris ? Alors lancez-vous ! Pour vérifier que vous maîtrisez l’outil, je vous propose ces trois petits exercices faciles :

  • Importez un diaporama Powerpoint ou un document Word sur Drive
  • Partagez ce document avec deux collaborateurs de votre choix : l'un pourra éditer le document en entier, le second ne pourra qu'ajouter des commentaires
  • Créez un sondage avec ces deux collaborateurs afin de savoir quand vous pourrez leur faire un rapide briefing de votre session coaching sur Google Drive ;)

 

Et si Google Drive vous a plu, essayez d'autres outils collaboratifs, inscrivez-vous à notre coaching en ligne, c'est gratuit et ça peut rapporter beaucoup de productivité ;) A bientôt !

Commencez notre coaching sur les outils collaboratifs !

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Catégories : Les Outils du Digital, Formation au Digital

Alexis Ferchichi

Auteur

Écrit par Alexis Ferchichi

Chef (d'orchestre) de projets web. Votre stratégie digitale, je m'en occupe et je mets tout en place. J'aime bien la confiture de lait, mais j'aime encore plus défendre Snapchat. Chacun son truc.

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